ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

1. IDENTIFIKÁCIA PREVÁDZKOVATEĽA A VŠEOBECNÉ INFORMÁCIE

Tieto zásady ochrany osobných údajov (ďalej ako „Zásady“) upravujú spracúvanie osobných údajov prevádzkovateľom, ktorým je pri spracúvaní Vašich osobných údajov 2soulmates s.r.o. (ďalej aj ako „Prevádzkovateľ“). Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady Európskej Únie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej ako „Nariadenie“), so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej ako „Zákon“) a ostatnými platnými predpismi o ochrane osobných údajov (ďalej ako „Predpisy o ochrane osobných údajov“). Všetky osobné údaje, ktoré o Vás Prevádzkovateľ ako o dotknutej osobe spracováva, sú spracovávané iba pre odôvodnené účely, po obmedzenú dobu a s využitím maximálnej možnej miery zabezpečenia, k čomu Prevádzkovateľ zároveň prijíma Internú smernicu o ochrane osobných údajov, vrátane primeraných bezpečnostných opatrení. V týchto Zásadách nájdete informácie o tom, aké osobné údaje o Vás spracovávame, za akým konkrétnym účelom, na akom právnom základe, komu môžeme Vaše osobné údaje poskytovať a predovšetkým aké máte v súvislosti so spracovaním Vašich osobných údajov práva. Prevádzkovateľa môžete kontaktovať vo veciach týkajúcich spracúvania a ochrany osobných údajov na vyššie uvedenej adrese alebo e-mailom na e-mailovú adresu info@predajspetrou.sk.

2. KATEGÓRIE OSOBNÝCH ÚDAJOV Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje, ktoré sú potrebné na spracovávanie osobných údajov vždy v súlade so zásadou minimalizácie tak, aby Prevádzkovateľ plnil zákonné povinnosti alebo uzatvorené zmluvy, aby spracovával osobné údaje, na spracovávanie ktorých má oprávnený záujem alebo na ktoré ste mu dali svoj súhlas vždy len takom rozsahu, aby bol splnený určený účel spracúvania. To znamená, že od Vás nevyžaduje osobné údaje, ktoré nie sú na konkrétny účel spracúvania potrebné. Osobné údaje, resp. kategórie spracovávaných osobných údajov ako aj kategórie dotknutých osôb sú špecifikované v nasledujúcom bode, v tabuľke účelov.

3. INFORMÁCIE K SPRACOVATEĽSKÝM OPERÁCIÁM Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje iba na odôvodnené účely, po obmedzenú dobu a s využitím maximálnej možnej miery zabezpečenia. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje len vtedy, ak na ich spracúvanie existuje právny základ, a teda sú spracúvané v súlade so zásadou zákonnosti. Konkrétne účely, na ktoré Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje, nájdete v tabuľke nižšie. Účely spracúvania Právny základ Kategórie osobných údajov Doba uchovávania Spracovanie účtovných dokladov Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia - spracúvanie osobných údajov je zákonnou požiadavkou bežné osobné údaje potrebné k plneniu zákonných povinností, (meno, priezvisko, adresa bydliska/miesta podnikania, kontaktné údaje, pri realitnej činnosti aj dátum narodenia) 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú Správa registratúry, evidencia a vybavovanie prijatej a odoslanej pošty Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia - spracúvanie osobných údajov je zákonnou požiadavkou bežné osobné údaje 3 roky nasledujúce po roku, ktorého sa týkajú (vrátane elektronickej schránky) Korporátna agenda - vykonávanie zápisov do živnostenkého registra a iných príslušných registrov a plnenie osttaných s tým spojených povinností Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia - spracúvanie osobných údajov je zákonnou požiadavkou bežné osobné údaje 5 rokov po zániku podnikateľského oprávnenia, ak príslušné právne predpisy neustanovujú inak Plnenie zmluvných povinností prevádzkovateľa na základe uzatvorených zmlúv s dodávateľmi služieb, vrátane predzmluvných vzťahov Čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané pri plnení zmluvy bežné osobné údaje (obchodné meno, adresa miesta podnikania, e-mail, tel. č., bankové spojenie ) Počas trvania zmluvného vzťahu a po jeho skončení do úplného vyporiadania zmluvných a iných nárokov plyucich zo zmlúv Vedenie evidencie obchdoných partnerov a zákazníkov (ich kontaktných osobách v prípade právnických osôb) v zmluvných vzťahoch Článok 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia - spracúvanie osobných údajov na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, ktorým je vedenie prehľadu o dodávateľoch a obchodných partneroch prevádzkovateľa, resp. ich kontaktných osobách v zmluvných vzťahoch a zákazníkoch prevádzkovateľa za účelom riadneho plnenia zmluvných povinností a prípadného preukazovania právnych nárokov prevádzkovateľa bežné osobné údaje (obchodné meno, adresa miesta podnikania, e-mail, tel. č., bankové spojenie ) 5 rokov nasledujúcich po zániku zmluvy Vybavovanie reklamáćií Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia - spracúvanie osobných údajov je zákonnou požiadavkou bežné osobné údaje 3 roky odo dňa uplatnenia reklamácie Vybavovanie uplatnených práv dotknutých osôb Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia - spracúvanie osobných údajov je zákonnou požiadavkou bežné osobné údaje, ktoré sú súčasťou žiadosti do vybavenia uplatnených práv Evidencia uplatnených práv dotknutých osôb Čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia - spracúvanie osobných údajov na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, ktorým je evidovanie uplatnených práv dotknutých osôb z dôvodu preukázania plnenia povinností vyplývajúcich z právnych predpisov bežné osobné údaje, ktoré sú súčasťou žiadosti 5 rokov odo dňa uplatnenia práv Plnenie povinností pri vykonávaní starostlivosti ku klientovi a pri zisťovaní neobvyklej obchodnej operácie Článok 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je zákonnou požiadavkou meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého alebo iného pobytu, štátna príslušnosť, druh a číslo dokladu totožnosti 5 rokov od skončenia zmluvného vzťahu alebo od vykonania obchodu

4. DOBA UCHOVÁVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje v závislosti od účelu spracovávania osobných údajov. Pri dobe uchovávania zohľadňuje Prevádzkovateľ zásadu minimalizácie uchovávania osobných údajov, t. j. spracováva osobné údaje výlučne počas doby, počas ktorej je uchovávanie osobných údajov nevyhnutné a po uplynutí tejto doby osobné údaje vymazáva. Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje počas doby, ktorá je v súlade s požiadavkami platných právnych predpisov stanovená v Zázname o spracovateľských činnostiach a napĺňa požiadavku minimalizácie uchovávania osobných údajov. Konkrétne doby uchovávania Vašich osobných údajov, v závislosti od jednotlivých účelov spracúvania, sú stanovené vyššie, v tabuľke účelov. V prípade Vašej požiadavky Vám kedykoľvek poskytneme informácie o dobe uchovávania Vašich osobných údajov.

5. PRÁVA DOTKNUTÝCH OSÔB Vaše právo Popis Právo na prístup Ako dotknutá osoba máte právo získať od Prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či spracúva Vaše osobné údaje a ak áno, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom a informácie podľa článku 15 Nariadenia. Prevádzkovateľ Vám poskytne kópiu osobných údajov, ktoré sa spracúvajú. Ak podáte žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie Vám Prevádzkovateľ poskytne v bežne používanej elektronickej podobe, pokiaľ nepožiadate o iný spôsob. Právo na opravu Na zabezpečenie presnosti, úplnosti a aktuálnosti Vašich osobných údajov prijal Prevádzkovateľ primerané opatrenia. Ako dotknutá osoba máte právo na to, aby Prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil Vaše nesprávne osobné údaje alebo doplnil Vaše neúplné osobné údaje. Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“) Taktiež máte právo dosiahnuť u Prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie Vašich osobných údajov, ak sú splnené určité podmienky, napríklad v prípade, ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré ich Prevádzkovateľ získal alebo spracúval. Toto Vaše právo je však potrebné posudzovať individuálne, keďže môže nastať situácia, kedy Prevádzkovateľovi vo výmaze osobných údajov bránia iné okolnosti (napríklad zákonná povinnosť Prevádzkovateľa). To znamená, že v takom prípade nebude môcť Prevádzkovateľ vyhovieť Vašej žiadosti o vymazanie osobných údajov. Právo na obmedzenie spracúvania Taktiež máte právo na to, aby Prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie Vašich osobných údajov. Bude tomu tak napríklad v prípade, ak napadnete správnosť osobných údajov alebo ak je spracúvanie protizákonné a žiadate o obmedzenie spracúvania, prípadne ak Prevádzkovateľ už nepotrebuje Vaše osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Prevádzkovateľ obmedzí spracúvanie Vašich osobných údajov, ak o to požiadate. Právo na prenosnosť údajov Za určitých okolností máte právo na prenos osobných údajov inému prevádzkovateľovi, ktorého určíte. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré Prevádzkovateľ spracúva na základe súhlasu, ktorý ste Prevádzkovateľovi udelili, na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán alebo v prípade, ak Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje automatizovanými prostriedkami. PRÁVO NAMIETAŤ Máte právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, napríklad v prípade, ak Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu alebo pri spracúvaní, v rámci ktorého dochádza k profilovaniu. Ak podáte námietku voči takémuto spracúvaniu osobných údajov, Prevádzkovateľ nebude Vaše osobné údaje ďalej spracúvať, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na ďalšie spracúvanie Vašich osobných údajov. PRÁVO ODVOLAŤ SÚHLAS Ak Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe Vášho súhlasu, máte právo udelený súhlas kedykoľvek odvolať rovnakou formou, ako ste ho udelili. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním súhlasu. Právo podať sťažnosť alebo podnet V prípade, ak máte pocit, že sú Vaše osobné údaje spracúvané v rozpore s platnými právnymi predpismi, môžete sa so sťažnosťou obrátiť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; webové sídlo: dataprotection.gov.sk, tel. číslo: 02 3231 3214; e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.

6. UPLATNENIE PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB Vaše práva uvedené v predchádzajúcom bode týchto Zásad ochrany osobných údajov môžete uplatniť na kontaktných adresách uvedených v bode 1. týchto Zásad. Odpoveď na uplatnenie Vašich práv poskytujeme bezplatne. Za určitých okolností, v prípade opakovanej, nedôvodnej alebo neprimeranej žiadosti o uplatnenie Vašich práv sme oprávnení účtovať za poskytnutie informácií primeraný poplatok. Odpoveď Vám poskytneme do jedného mesiaca odo dňa, kedy ste si uplatnili Vaše práva. V určitých prípadoch sme oprávnení predĺžiť lehotu na poskytnutie odpovede a to v prípade vysokého počtu a komplexnosti žiadostí Dotknutých osôb, najviac však o dva mesiace. O predĺžení lehoty Vás budeme vždy informovať.

7. PROFILOVANIE Prevádzkovateľ nespracúva Vaše osobné údaje profilovaním, ako ani žiadnou formou automatizovaného individuálneho rozhodovania, pri ktorom by prichádzalo k vyhodnoteniu Vašich osobných aspektov.

8. PRENOS DO TRETÍCH KRAJÍN A MEDZINÁRODNÝCH ORGANIZÁCIÍ Prevádzkovateľ neuskutočňuje prenos Vašich osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodných organizácií a ani nezamýšľa takýto prenos uskutočniť.

9. KOMU PREVÁDZKOVATEĽ POSKYTUJE VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ? Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté príjemcom – orgánom štátnej správy, napr. správcovi dane, súdom, orgánom činným v trestnom konaní a pod. ktoré sú v určitých prípadoch oprávnené spracúvať Vaše osobné údaje. Prevádzkovateľ poskytuje v niektorých prípadoch Vaše osobné údaje aj svojím sprostredkovateľom, medzi ktorých patrí spoločnosť zabezpečujúca mailhosting či spoločnosť zabezpečujúca služby vedenia účtovníctva / poskytujúca účtovný softvér. Prevádzkovateľ má uzatvorené zmluvy o poverení so spracúvaním osobných údajov so svojimi sprostredkovateľmi a vedie elektronický zoznam svojich sprostredkovateľov. V prípade Vašej požiadavky Vám kedykoľvek poskytneme údaje o našich sprostredkovateľoch zo zoznamu sprostredkovateľov.

10. PLATNOSŤ Tieto zásady ochrany osobných údajov sú platné a účinné od 29.03.2022. Prevádzkovateľ je oprávnený aktualizovať a meniť Zásady ochrany osobných údajov. V prípade zmeny Zásad ochrany osobných údajov Vás Prevádzkovateľ o zmenách oboznámi minimálne 14 dní vopred.